Tumpukan kertas di ruang tata usaha bukan cuma soal rapi atau tidak. Surat undangan dinas yang hilang, SK guru yang tak ketemu saat dibutuhkan, ijazah lulusan yang tercampur dengan arsip kelas — semua itu berujung pada satu hal: pekerjaan yang seharusnya lima menit jadi setengah hari.

Sejak beberapa tahun terakhir, pemerintah mendorong sekolah dan madrasah memindahkan arsip dari lemari besi ke sistem digital. Untuk madrasah, dorongan itu terasa makin nyata sepanjang 2026: banyak Kantor Kementerian Agama kabupaten menggelar sosialisasi aplikasi SRIKANDI bagi admin tata usaha dan kepala urusan TU madrasah, sebagai tindak lanjut instruksi penggunaan SRIKANDI sekaligus fasilitas Tanda Tangan Elektronik (TTE).

Artikel ini membahas apa itu SRIKANDI, bagaimana TTE bekerja, aturan berapa lama arsip harus disimpan, dan langkah praktis merapikan arsip digital sekolah — termasuk untuk sekolah yang belum masuk lingkungan Kemenag.

Apa Itu SRIKANDI?

SRIKANDI adalah singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi. Aplikasi ini dikembangkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan statusnya bukan sekadar aplikasi buatan satu instansi: SRIKANDI ditetapkan sebagai aplikasi umum bidang kearsipan dinamis melalui Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020.

Artinya, seluruh kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah diarahkan memakai aplikasi yang sama, bukan membuat aplikasi persuratan sendiri-sendiri. Tujuannya supaya surat antarinstansi bisa saling terhubung, bukan bertukar scan PDF lewat WhatsApp yang gampang tertukar.

SRIKANDI menangani dua hal utama:

  • Surat masuk — mulai dari penerimaan, pencatatan nomor agenda, disposisi pimpinan, sampai tindak lanjut.
  • Surat keluar — konsep surat, nomor surat, persetujuan pimpinan, penandatanganan, hingga pengiriman ke instansi tujuan.

Selain versi web, aplikasi SRIKANDI juga tersedia untuk Android dan iOS, sehingga kepala madrasah bisa memberi disposisi tanpa harus duduk di depan komputer.

Tanda Tangan Elektronik (TTE): Inti Perubahan Cara Kerja

Bagian yang paling mengubah rutinitas tata usaha adalah TTE. Selama ini, surat keluar butuh cetak, tanda tangan basah pimpinan, lalu di-scan kembali. Dengan TTE, tanda tangan dilakukan langsung di aplikasi.

Yang perlu dipahami guru dan staf TU:

  • TTE bukan sekadar gambar tanda tangan. TTE tersertifikasi memakai sertifikat elektronik yang diterbitkan penyelenggara resmi, sehingga keasliannya bisa diverifikasi — beda dengan tanda tangan hasil scan yang bisa ditempel di dokumen apa pun.
  • Setiap penandatanganan tercatat. Ada jejak siapa yang menandatangani, kapan, dan dokumen apa yang ditandatangani.
  • Surat tidak perlu dicetak lagi untuk ditandatangani. Efeknya langsung terasa: hemat kertas, hemat tinta, hemat waktu pengantar surat antarlantai.

Konsekuensinya, akun SRIKANDI harus dijaga seperti akun keuangan sekolah. Password jangan dibagikan ke rekan kerja dengan alasan “biar cepat”, karena setiap tanda tangan atas nama akun itu menjadi tanggung jawab pemiliknya.

Berapa Lama Arsip Harus Disimpan?

Ini bagian yang sering dilewatkan: arsip itu tidak boleh disimpan selamanya dan tidak boleh dibuang sembarangan. Ada aturan yang disebut Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang memuat dua hal — berapa lama arsip disimpan di unit pengolah, dan apa tindakan akhirnya: dimusnahkan atau dinyatakan permanen.

Untuk lingkungan Kementerian Pendidikan, pedoman ini diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 45 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif. Beberapa contoh dari lampiran aturan tersebut:

  • Kurikulum — Pelaksanaan Pembelajaran: simpan 2 tahun di unit pengolah, 4 tahun berikutnya, lalu musnah.
  • Kurikulum — Penilaian Hasil Belajar: 2 tahun aktif, 4 tahun inaktif, musnah.
  • Kurikulum — Pengembangan Kurikulum: 2 tahun aktif, 4 tahun inaktif, lalu permanen.
  • Bantuan Operasional Sekolah (BOS): 2 tahun aktif, 4 tahun inaktif, lalu permanen.
  • Laporan keuangan: 2 tahun aktif, 5 tahun inaktif, musnah.
  • Sarana dan prasarana, data serta usul kebutuhan: 2 tahun aktif, 4 tahun inaktif, musnah.

Jadi laporan BOS dan dokumen pengembangan kurikulum tidak boleh ikut dibuang saat penyusutan arsip. Sebaliknya, tumpukan kertas pendaftaran kegiatan yang sudah lewat masa retensinya justru sebaiknya disusutkan supaya lemari tidak penuh dan pencarian dokumen penting jadi lebih cepat.

Yang menyusutkan arsip wajib berhati-hati: dokumen yang memuat data pribadi siswa, nilai, atau data kesehatan sebaiknya tidak dibuang begitu saja ke tempat sampah. Kalau sudah masuk masa musnah, gunakan mesin penghancur kertas agar tidak bisa dipulihkan dari tumpukan kertas bekas.

Langkah Praktis Merapikan Arsip Sekolah

1. Tentukan dulu siapa pengelola arsipnya

Satu orang harus bertanggung jawab — biasanya staf tata usaha atau petugas arsip yang ditunjuk surat tugas kepala sekolah. Banyak masalah arsip muncul bukan karena tidak ada sistem, tapi karena tiga orang mengelola cara yang berbeda.

2. Petakan arsip yang benar-benar dipakai

Jangan mulai dari semua jenis berkas. Buat daftar jenis arsip yang paling sering dicari. Untuk sekolah, biasanya di urutan teratas:

  • Data siswa aktif dan data lulusan (termasuk ijazah, SKHUN/surat keterangan hasil ujian)
  • Surat masuk dan surat keluar beserta nomor urutnya
  • Kepegawaian: SK, data guru, berkas kenaikan pangkat
  • Keuangan: laporan BOS, SPJ, bukti belanja
  • Sapras: inventaris, dokumen pengadaan, sertifikat tanah bila ada
  • Kurikulum: dokumen pembinaan, modul ajar, dokumen penilaian

3. Pakai pola penamaan berkas yang konsisten

Ini kunci yang paling sering diremehkan. Contoh pola yang gampang dibaca:

2026-09-28_SuratUndangan_DinasPendidikan_021

Isinya: tanggal, jenis berkas, asal/tujuan, nomor surat. Hindari nama seperti scan001.pdf, IMG_2026.jpg, atau FINAL_revisi2_beneran.pdf.

4. Pisahkan arsip dinamis dan arsip statis

Arsip yang masih dipakai sehari-hari (dinamis) simpan di folder kerja. Arsip yang sudah jarang dipakai tapi belum boleh dimusnahkan (inaktif) simpan di folder terpisah, ditandai tahun dan jadwal retensinya. Arsip permanen — ijazah, data lulusan, dokumen kurikulum, BOS — diperlakukan khusus.

5. Siapkan tiga lapis salinan

Aturan sederhana yang aman untuk sekolah dengan anggaran terbatas:

  • Komputer/server sekolah sebagai tempat kerja utama
  • Hard disk eksternal untuk backup mingguan
  • Cloud storage (Google Drive Workspace sekolah, atau akun khusus berbagi pakai) untuk berkas kritis

Simpan hard disk di ruangan berbeda dari komputer, jadi kalau ada masalah listrik atau kebakaran, salinannya tetap ada.

6. Terapkan verifikasi scan, bukan scan lalu langsung tutup

Setelah men-scan surat, wajib diverifikasi: apakah hasilnya terbaca, apakah halaman lengkap, apakah nomor surat benar saat dimasukkan ke catatan agenda. Kesalahan paling umum dari arsip digital adalah berkas yang ada tapi tidak bisa dibaca — halaman terpotong atau terlalu gelap.

7. Buat agenda surat di spreadsheet

Kalau sekolah belum memakai SRIKANDI, minimal catat semua surat di satu spreadsheet: tanggal terima, nomor surat, asal, perihal, tanggal surat, link lokasi berkas, status tindak lanjut. Satu baris satu surat. Format ini memudahkan pencarian saat ada pemeriksaan.

Untuk Madrasah: Jangan Tunggu Ditunjuk Baru Belajar

Bagian ini perlu ditegaskan. Sosialisasi SRIKANDI bagi madrasah sudah berjalan di banyak kabupaten sepanjang 2026, dan yang biasanya dikirim bukan hanya kepala TU, tetapi juga admin tata usaha — karena yang akan memakai aplikasi sehari-hari adalah mereka.

Kalau madrasah Anda belum dipanggil sosialisasi, tidak ada salahnya menyiapkan lebih dulu:

  • Pastikan email dan nomor HP pegawai yang akan diusulkan sebagai pengguna aplikasi aktif dan bisa diakses
  • Rapikan dulu arsip manual yang ada, dan pastikan nomor surat 1–2 tahun terakhir urut dan lengkap — migrasi akan jauh lebih mudah bila arsip lama sudah tertata
  • Siapkan komputer/laptop dengan koneksi internet yang stabil di ruang TU, karena aplikasi berbasis web
  • Tunjuk satu orang sebagai admin dan satu orang sebagai cadangan, supaya pekerjaan tidak berhenti saat admin cuti atau tugas luar
  • Simpan username dan password di tempat aman yang diketahui pimpinan, bukan di grup WhatsApp

Kesalahan yang Sebaiknya Dihindari

  • Menyimpan arsip penting hanya di HP pribadi. Banyak guru memotret surat dan menyimpannya di galeri. Ketika HP hilang atau rusak, surat itu ikut hilang dari sekolah.
  • Menumpuk semuanya tanpa jadwal retensi. Gudang penuh bukan tanda tertib arsip, justru tanda arsip tidak pernah dikelola.
  • Memusnahkan dokumen permanen. Laporan BOS, dokumen kurikulum, dan data kelulusan tidak boleh masuk kategori musnah.
  • Membagikan akun TTE. Satu akun, satu nama, satu tanggung jawab.
  • Backup tapi tidak pernah diuji. Salinan yang tidak pernah dicoba dibuka sama saja belum terbukti berfungsi.

Penutup

Arsip digital sekolah bukan proyek besar yang harus selesai semalam. Mulailah dari langkah paling murah: tentukan satu penanggung jawab, bikin pola nama berkas yang konsisten, catat surat di satu spreadsheet, dan siapkan backup mingguan. Setelah itu barulah masuk ke aplikasi seperti SRIKANDI dan TTE, karena aplikasi sebagus apa pun akan kacau kalau berkas yang dimasukkan belum tertata.

Bagi sekolah dan madrasah, keuntungan terbesarnya bukan sekadar ruang TU yang lebih rapi. Arsip yang tertata berarti jawaban yang cepat saat ada pemeriksaan, data siswa yang aman, dan penghematan nyata pada kertas serta tinta sepanjang tahun.