Hampir setiap sekolah mengalami satu dari dua hal ini: stok ATK habis di tengah semester, atau gudang penuh sisa kertas dan tinta di akhir tahun anggaran. Keduanya berasal dari sebab yang sama — kebutuhan ATK dibeli berdasarkan perkiraan, bukan berdasarkan hitungan pemakaian.
Halaman ini memberi cara menghitungnya: berapa lembar kertas yang benar-benar terpakai setahun, berapa rim yang harus dibeli, dan bagaimana menerjemahkannya ke anggaran.
Sumber angka: pemakaian, bukan perkiraan
Dua angka dasar yang perlu diketahui lebih dulu:
- Jumlah guru dan staf (pemakai rutin).
- Jumlah siswa (menentukan volume penggandaan soal, undangan, dan formulir).
Dari situ, angka yang paling menentukan adalah lembar kertas per orang per bulan. Untuk sekolah dengan penggandaan soal yang rutin, kisaran yang wajar:
| Kelompok | Lembar/bulan | Dasar perhitungan |
|---|---|---|
| Guru | 100–200 | RPP/modul ajar, lembar kerja, absensi cetak |
| Tata usaha / operator | 300–600 | surat, arsip, laporan, duplikat berkas |
| Kepala sekolah & wakil | 80–150 | surat keputusan, laporan, undangan |
| Siswa (soal & lembar jawab) | 15–40 | ujian, ulangan, tryout, penggandaan soal |
Angka ini bukan patokan baku — tetapi memberi titik awal. Setelah satu tahun, ganti dengan pemakaian nyata dari catatan gudang; dari tahun kedua hitungannya jauh lebih tepat.
Contoh hitungan satu sekolah
Misalkan sebuah madrasah dengan 18 guru, 4 staf tata usaha, 2 wakil kepala sekolah, dan 420 siswa:
- Guru: 18 × 150 = 2.700 lembar/bulan
- Tata usaha: 4 × 450 = 1.800 lembar/bulan
- Pimpinan: 2 × 100 = 200 lembar/bulan
- Siswa: 420 × 20 = 8.400 lembar/bulan
Totalnya 13.100 lembar/bulan, atau sekitar 157.200 lembar/tahun (dihitung 12 bulan).
Satu rim berisi 500 lembar, jadi kebutuhan setahunnya sekitar 315 rim. Ditambah susut (lembar rusak, salah cetak, kertas nyangkut) sekitar 5% → ±330 rim.
Angka ini biasanya mengejutkan pengelola yang selama ini membeli 20–30 rim sekali belanja. Selisihnya tidak berarti pemborosan — artinya pembeliannya memang dilakukan bertahap tanpa pernah dihitung totalnya.
Setelah kertas, hitung komponen yang paling cepat habis
Urutan pemakaian tertinggi di hampir semua sekolah:
- Kertas (paling banyak, dan paling mahal kalau dijumlah setahun).
- Tinta/toner printer — hitung dari jumlah halaman cetak, bukan dari jumlah bulan. Printer tinta biasa rata-rata 150–300 halaman per kartrid warna; toner laser hitam rata-rata 1.000–2.600 halaman. Kalau sekolah mencetak 2.000 halaman/bulan, kebutuhan toner bisa dihitung langsung dari situ.
- Pulpen, spidol, penghapus papan — berbasis jumlah guru dan jumlah ruang kelas. Spidol papan tulis biasanya habis 1–2 buah per kelas per bulan.
- Map, ordner, lakban, lem, staples — jumlahnya mengikuti berapa banyak berkas yang diarsipkan. Sekolah yang sedang menyiapkan akreditasi atau supervisi biasanya butuh dua kali lipat.
- Buku administrasi cetak (agenda kelas, buku induk, buku kas) — sekali setahun, jumlah ditentukan kelas dan rombongan belajar.
Tiga kesalahan yang membuat anggaran kurang
1. Menghitung jumlah bulan, bukan jumlah pemakai. Formulir ATK yang berisi “kertas 20 rim” tanpa menyebut jumlah guru dan siswa tidak bisa dipakai untuk sekolah yang jumlahnya berbeda. Hitungan per orang membuat angkanya bisa diuji.
2. Tidak memisahkan belanja rutin dan belanja musiman. Bulan ujian (dua kali setahun), bulan akreditasi, dan bulan penerimaan siswa baru memakai ATK jauh di atas rata-rata. Kalau belanja diratakan per bulan, bulan-bulan itu pasti kurang.
3. Tidak mencatat pemakaian. Tanpa catatan keluar-masuk, setiap tahun dimulai dari nol dan perkiraannya berulang kali salah dengan arah yang sama.
Cara memantau tanpa menambah pekerjaan
Yang diperlukan hanya satu tabel sederhana dengan empat kolom: nama barang, tanggal keluar, jumlah, pemakai/keperluan. Diisi saat barang diambil — bukan direkap belakangan dari ingatan.
Kalau dilakukan, dua hal berguna langsung muncul:
- Perbandingan pemakaian antar bulan, sehingga terlihat bulan mana yang memang berat.
- Sisa stok nyata, sehingga pembelian berikutnya tidak menumpuk barang yang sudah cukup.
Tabel seperti ini bisa dibuat di Excel atau Google Sheets dalam beberapa menit. Kalau tidak ingin membuat dari nol, template administrasi yang sudah punya lembar inventaris bisa dipakai sebagai titik awal — lihat versi ringkasnya di halaman Template Administrasi Madrasah 2026 versi ringkas, yang tersedia gratis dan sudah memuat format pencatatan.
Hubungannya dengan dana sekolah
Belanja ATK biasanya masuk komponen bahan habis pakai. Dua hal yang perlu diperhatikan saat menyusun rencana anggaran:
- Simpan bukti pemakaian, bukan hanya bukti pembelian. Nota pembelian membuktikan barang dibeli; catatan pemakaian membuktikan barang dipakai. Yang kedua jauh lebih kuat kalau ada pemeriksaan.
- Hitung kertas per halaman, bukan per rim. Satu halaman penggandaan soal untuk 420 siswa = 420 lembar = hampir satu rim hanya untuk satu mata pelajaran satu ulangan. Angka ini menjelaskan kenapa kebutuhan kertas terlihat besar, dan sekaligus membuktikan pembeliannya wajar.
Ringkasnya
Kebutuhan ATK setahun bisa dihitung dengan tiga langkah: tentukan pemakai (guru, staf, siswa) → kalikan pemakaian per bulan → jumlahkan 12 bulan dan tambahkan susut sekitar 5%. Setelah itu, komponen lain dihitung mengikuti: toner dari jumlah halaman cetak, spidol dari jumlah ruang kelas, arsip dari jumlah berkas.
Hitungan ini bisa diselesaikan dalam satu sore, dan hasilnya berlaku sampai catatan pemakaian nyata tersedia untuk menggantikannya.
Catatan: angka pemakaian di atas adalah kisaran umum untuk penyusunan anggaran, bukan standar resmi. Untuk keperluan pertanggungjawaban, gunakan pemakaian nyata sekolah Anda dan bukti yang tersimpan.