Digitalisasi Terbitan & Arsip Jurnal Kampus 2026: Kewajiban Serah Simpan, DOI, dan Cara Menakar Biayanya

Pengelola jurnal di kampus biasanya punya satu meja kerja dengan tiga tumpukan: berkas akreditasi, surat dari perpustakaan soal serah simpan, dan tumpukan nomor terbitan lama yang belum pernah dipindai. Semua harus selesai, tetapi yang tersedia hanya satu orang yang juga mengajar.

Beban ini naik mulai 2026. Peraturan Menteri Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi Nomor 9 Tahun 2026 tentang Akreditasi Jurnal Ilmiah, yang ditetapkan di Jakarta pada 29 Juni 2026, merinci ulang syarat jurnal yang bisa diajukan akreditasi — dan sebagian besar syaratnya bersinggungan langsung dengan berkas digital. Sementara itu Perpustakaan Nasional sudah menjalankan mesin pendataan serah simpan yang menuntut berkas dengan standar tertentu.

Artikel ini membahas dua kewajiban itu berdampingan, apa yang paling sering membuat pengajuan gagal di tahap pemeriksaan, dan cara menakar biaya pengerjaan berkasnya sebelum mengajukan anggaran ke fakultas atau rektorat.

Dua kewajiban yang sering dianggap satu

Ini sumber kebingungan yang paling mahal di lingkungan kampus: akreditasi jurnal dan serah simpan karya adalah dua hal berbeda, diurus di tempat berbeda, dinilai dengan instrumen berbeda.

Karena dua-duanya menyangkut berkas yang sama — artikel jurnal, prosiding, buku ajar, laporan penelitian —, banyak pengelola jurnal akhirnya mengerjakan dua-duanya sekaligus. Itu justru kesempatan: satu pekerjaan pemindaian dan pengolahan berkas bisa memenuhi dua kebutuhan.

Syarat teknis yang kini disebut eksplisit di aturan akreditasi

Peraturan No. 9 Tahun 2026 mengubah cara syarat ditulis. Kalau sebelumnya syarat sering ditafsirkan sendiri, sekarang beberapa hal dinyatakan sebagai kriteria yang harus dipenuhi jurnal agar bisa diakreditasi. Pasal 4 ayat (2) menyebut jurnal harus memenuhi kriteria antara lain memuat artikel yang memajukan ilmu pengetahuan, memiliki dewan penyunting berkualifikasi, memiliki mitra bestari dari berbagai perguruan tinggi dan/atau badan penelitian yang berbeda, serta dikelola dan diterbitkan elektronik.

Dua kriteria yang paling langsung berkaitan dengan berkas digital:

• kriteria huruf h — jurnal harus memiliki EISSN (nomor seri standar internasional versi elektronik) dan DOI (Digital Object Identifier);
• kriteria huruf g — jurnal harus terbit sesuai jadwal.

Ini bukan syarat administrasi yang bisa ditambal belakangan. DOI yang tidak aktif, atau laman artikel yang tidak bisa dibuka, membuat artikel tidak dapat diverifikasi asesor — dan itu langsung terlihat saat penilaian.

Yang benar-benar diperiksa saat pengajuan akreditasi

Selain pasal-pasal dalam peraturan, ada petunjuk teknis yang dipakai asesor. Ringkasan persyaratan kelayakan yang dipakai pengelola jurnal untuk audit internal biasanya mencakup:

• ISSN aktif dan identik dengan data resmi di portal ISSN nasional;
• terbit konsisten sekurang-kurangnya tiga tahun berturut-turut (versi Surat Penerimaan Usulan Akreditasi menyebut paling sedikit 2 tahun berurutan sejak memperoleh EISSN; jangan berpegang pada satu tafsir saja — baca petunjuk periode pengajuan yang sedang dibuka);
• frekuensi minimal dua kali setahun, dan sesuai data EISSN;
• minimal lima artikel per nomor terbitan, dengan fulltext yang bisa diunduh publik;
• DOI tiap artikel aktif dan mengarah ke laman artikel;
• berkas PDF artikel bisa diakses tanpa login;
• menyediakan akun editor bagi asesor agar alur editorial di OJS bisa diperiksa;
• dewan editor minimal dari dua afiliasi berbeda, mitra bestari minimal dari empat afiliasi berbeda;
• seluruh proses editorial berjalan lewat OJS, bukan lewat email;
• kebijakan etika publikasi, biaya publikasi (APC), dan penggunaan AI tersedia terbuka di laman jurnal;
• riwayat review terekam di OJS, dengan komentar reviewer yang membahas substansi, bukan hanya tata bahasa.

Perhatikan pola di daftar itu: yang dinilai bukan hanya “apakah jurnal terbit”, tetapi apakah arsipnya lengkap dan bisa diperiksa orang lain. Inilah bagian yang paling sering bocor pada jurnal yang dikelola sambil mengajar.

Satu hal yang paling sering luput: riwayat review yang tidak tersimpan di OJS. Naskah yang masuk lewat WhatsApp atau email, direview lewat grup, dan hasilnya baru dimasukkan ke OJS setelah diterima, akan tampak seperti artikel yang tidak pernah ditelaah. Memindahkan arsip lama ke OJS memang pekerjaan tidak menyenangkan, tetapi inilah yang membedakan jurnal yang lolos pemeriksaan tata kelola dari yang tidak.

Sisi lain: serah simpan karya cetak dan karya rekam

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 mewajibkan setiap penerbit dan produsen karya rekam menyerahkan karyanya kepada Perpustakaan Nasional dan perpustakaan provinsi. Pihak yang wajib menyerahkan tidak hanya penerbit komersial: peraturan pelaksanaannya menyebut juga lembaga negara, kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian, dan perguruan tinggi.

Sistemnya kini bernama e-Deposit SAKEDAP — Sistem Akses Elektronik Deposit Aman dan Praktis. Aplikasi ini diperkenalkan sebagai portal nasional yang mendukung proses unggah, verifikasi, pencatatan, dan pemantauan kewajiban serah simpan, baik analog maupun digital, dan diluncurkan dalam gelar wicara di Gedung Layanan Perpusnas pada 10 Februari 2026.

Alasan Perpusnas mendorong sistem ini disebutkan apa adanya dalam siaran persnya: jumlah judul terbit yang memperoleh ISBN belum sebanding dengan karya yang diserahkan sebagai deposit. Ini kabar berguna bagi pengelola jurnal dan penerbit kampus — pemeriksaan kepatuhan sedang berjalan, bukan sekadar imbauan.

Kriteria kualitas berkas yang diminta

Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2025 tentang Pengawasan dan Pembinaan Pelaksanaan Serah Simpan memberi rincian yang jarang diketahui pengelola jurnal. Untuk karya cetak, kriteria kualitasnya mencakup:

1. kualitas kertas tidak dalam kondisi rusak dan berjamur;
2. kualitas hasil cetakan jelas dan bukan hasil fotokopi;
3. kelengkapan isi, halaman, dan jilid tidak acak, terbalik, atau hilang;
4. kesesuaian informasi pada sampul/halaman judul dengan isi tulisan.

Untuk karya rekam analog yang dialihmediakan, daftar syaratnya lebih panjang dan lebih teknis:

• fisik karya tidak cacat, rusak, patah, bergaris, putus, pecah, dan berjamur;
• dilengkapi deskripsi yang menggambarkan isi karya;
• hasil alih media bebas dari perlindungan digital rights management (DRM), tanpa enkripsi, tanpa proteksi kata sandi, dan tanpa tanda air;
• dapat dibuka dan diakses lengkap dari awal hingga akhir;
• bebas dari perangkat lunak berbahaya.

Kalimat “bukan merupakan hasil alih media” pada kriteria karya rekam digital berlaku untuk karya yang memang dilahirkan digital — bukan untuk karya analog yang harus dipindai. Artinya karya analog tetap harus dialihmediakan dulu, dan hasilnya harus memenuhi syarat di atas.

Ini titik yang paling sering menggagalkan penyerahan. Tiga penyebabnya nyata dan bisa diperiksa sendiri sebelum berkas dikirim:

1. Berkas berpaspor kata sandi. Banyak jurnal mengunci PDF untuk melindungi hak cipta. Berkas terkunci seperti itu ditolak oleh kriteria “tanpa proteksi kata sandi”.
2. Berkas hasil pindaian masih ber-tanda air dari aplikasi pemindai gratis, atau masih membawa metadata aplikasi tersebut.
3. Berkas tidak lengkap — halaman kosong di tengah, halaman terbalik dari pemindaian dua sisi, atau cover yang ikut terbawa.

Ketiganya bukan soal isi karya, melainkan soal cara berkas dihasilkan. Karena itu, kalau digitalisasi dikerjakan oleh pihak ketiga, syarat-syarat ini harus dituliskan di awal surat pesanan — bukan disadari setelah berkas ditolak.

Berapa lama serah simpan harus dilakukan

Peraturan pelaksanaan memberi batas waktu yang berbeda menurut jenis pelaksana. Untuk penyerahan kepada Perpustakaan Nasional, batasnya dihitung sejak karya dipublikasikan; untuk penyerahan kepada perpustakaan provinsi, tenggatnya lebih pendek. Ada pula ketentuan bahwa karya rekam yang diserahkan harus memenuhi kualitas tertentu agar diterima.

Karena tenggat dihitung dari tanggal publikasi, praktik yang aman: pindai dan olah berkas pada saat karya diterbitkan, jangan menumpuk. Biayanya sama, tetapi risikonya jauh berbeda — berkas yang sudah lama tersimpan sering sudah tidak sesuai format, dan file aslinya sulit ditemukan lagi.

Buku, prosiding, dan laporan yang belum pernah dipindai

Sebagian besar kampus punya tumpukan seperti ini: prosiding seminar lima tahun lalu, buku ajar stok habis, laporan penelitian yang hanya tersisa satu salinan, buletin jurusan yang terbit tiga kali setahun sejak lama. Isinya masih relevan, tetapi sudah tidak bisa dipakai karena hanya berbentuk kertas.

Urutan kerja yang masuk akal untuk kasus seperti ini:

1. Daftar dulu, baru pindai. Susun daftar judul dengan tahun, jumlah halaman, dan kondisi fisik. Tanpa daftar, pekerjaan pemindaian akan berhenti di tengah karena tidak ada target yang jelas.
2. Pisahkan tiga kelompok: yang fisiknya masih baik, yang rapuh, dan yang sudah tidak layak pindai. Kelompok rapuh butuh penanganan manual halaman per halaman, dan itu memakan waktu jauh lebih banyak.
3. Sepakati standar hasil sebelum mulai: resolusi, format, konvensi nama berkas, dan apakah perlu OCR agar teksnya bisa dicari.
4. Pisahkan pekerjaan yang menuntut ketelitian bahasa. Prosedural jurnal atau laporan biasa cukup dipindai dan di-OCR. Tetapi naskah berbahasa Arab berharakat, atau transkrip wawancara yang harus kata per kata, tidak bisa diserahkan pada OCR apa adanya — hasilnya penuh kesalahan yang lebih lama dibetulkan daripada mengetik ulang.
5. Serahkan dan periksa. Minta contoh beberapa berkas lebih dahulu, periksa di tiga penampil PDF yang berbeda, baru lanjutkan sisanya.

Menakar biaya digitalisasi arsip terbitan

Angka di bawah ini adalah kisaran pasar Indonesia 2026 untuk pekerjaan sejenis, dihimpun dari daftar harga penyedia jasa alih media dan jasa pengetikan yang terbuka untuk umum. Pakailah sebagai patokan untuk menyusun anggaran, bukan sebagai penawaran.

Cara memakainya: untuk satu nomor jurnal berisi 8 artikel, masing-masing 15 halaman, totalnya sekitar 120 lembar — pekerjaan pindai dengan pengolahan ada di kisaran Rp360.000–Rp600.000. Tambahkan pekerjaan ketik ulang hanya untuk bagian yang benar-benar perlu teks bisa dicari. Jangan mengetik ulang seluruh isi hanya karena satu halaman abstrak perlu diperbaiki.

Yang perlu diwaspadai dari penawaran borongan: satu angka untuk seluruh pekerjaan membuat mutunya tidak bisa dipantau dan pekerjaan sulit dihentikan kalau hasilnya tidak memenuhi standar. Lebih baik minta rincian per tahap, dengan serah terima bertahap.

Pertanyaan yang sebaiknya diajukan sebelum memilih penyedia

Sepuluh pertanyaan ini menghemat banyak waktu di belakang:

1. Apakah hasilnya bebas kata sandi, enkripsi, dan tanda air?
2. Apakah berkasnya bisa dibuka lengkap dari halaman pertama sampai terakhir?
3. OCR dijalankan dengan pengaturan apa, dan apakah kata kunci tertentu bisa dipastikan terbaca?
4. Format nama berkasnya seperti apa? (Ini menentukan apakah ribuan berkas masih bisa dicari lima tahun lagi.)
5. Apakah berkas sumber dan berkas hasil dikembalikan seluruhnya?
6. Berapa lama berkas disimpan di pihak penyedia setelah pekerjaan selesai?
7. Apa yang terjadi kalau ada halaman yang dalam keadaan rusak dan tidak bisa dipindai?
8. Bisa minta contoh hasil untuk beberapa halaman lebih dahulu?
9. Apakah pekerjaan dilakukan bertahap dengan serah terima per kelompok?
10. Bagaimana kalau pemeriksaan menemukan halaman terbalik atau berkas tidak lengkap setelah serah terima — apakah diperbaiki tanpa biaya tambahan?

Untuk pekerjaan arsip lembaga, jawaban pertanyaan 1, 2, dan 6 sebaiknya tertulis dalam surat pesanan. Bukan karena penyedia tidak bisa dipercaya, tetapi karena itu bagian yang dipersoalkan pengawas.

Siapa yang sebaiknya mengerjakan: sendiri atau diserahkan

Menghitung sendiri masuk akal bila memenuhi tiga hal sekaligus: jumlahnya sedikit, kondisi kertasnya masih baik, dan ada tenaga magang atau pustakawan yang punya waktu khusus untuk itu. Begitu salah satu tidak terpenuhi, perhitungannya berubah:

• Volume besar dan tenggat tetap (misalnya untuk menggenapi berkas akreditasi) — mengerjakan sendiri berisiko berhenti di tengah, dan sisa pekerjaan justru menumpuk di waktu paling sibuk.
• Kertas rapuh — salah membuka satu lembar bisa merusaknya permanen. Ini tidak bisa diperbaiki, dan penggantinya tidak ada.
• Ada teks berharakat atau tulisan tangan — OCR gagal di bagian ini, dan tenaga tanpa latar belakang membaca teks Arab berharakat akan menghasilkan berkas yang lebih banyak salah daripada tulisan aslinya.

Untuk kampus dan perpustakaan, kombinasi yang paling sering masuk akal: pekerjaan pindai dikerjakan sebagian di dalam, lalu pekerjaan pengolahan berkas dan pengetikan bagian yang sulit diserahkan ke penyedia. Ini menekan biaya, sambil tetap memakai keahlian yang memang tidak ada di dalam.

Satu syarat yang tidak boleh ditawar dalam penyerahan pekerjaan arsip kampus: berkasnya adalah milik institusi, dan penyedia tidak menyimpannya setelah pekerjaan selesai. Cantumkan itu di surat pesanan, dan minta pernyataan tertulis.

Untuk menghitung kebutuhan administrasi di lingkungan fakultas atau program studi, versi ringkas templat administrasi bisa diunduh gratis lebih dahulu di Templat Administrasi Madrasah 2026 — Versi Ringkas (Gratis) sebelum memutuskan versi lengkapnya. Untuk pekerjaan naskah, prosiding, dan buku yang perlu diolah menjadi berkas digital atau aplikasi, rincian paket ada di Jasa Olah Naskah Kitab jadi Aplikasi Android.

Ringkasan yang bisa langsung dipakai

Kalau hanya tiga hal yang bisa dikerjakan minggu ini, kerjakan ini:

1. Periksa berkas yang akan dikirim. Buka setiap PDF, pastikan tidak minta kata sandi, tidak ber-tanda air, dan lengkap dari awal sampai akhir. Ini pemeriksaan dua menit yang menyelamatkan pengajuan berbulan-bulan.
2. Susun daftar judul yang belum dipindai dengan tahun, jumlah halaman, dan kondisi fisik. Daftar ini sekaligus jadi lampiran usulan anggaran.
3. Pastikan riwayat review masuk ke OJS, bukan berhenti di email atau grup percakapan. Ini yang paling menentukan hasil pemeriksaan tata kelola.

Baca juga

• Digitalisasi Koleksi Naskah untuk Perpustakaan & Kampus 2026: Menyusun Proyek, Menakar Biaya, Memilih Penyedia
• Berapa Biaya Digitalisasi Kitab & Naskah Kuno? Rincian Harga 2026 dan Cara Menghitungnya
• Cara Memilih Jasa Digitalisasi Arsip Sekolah 2026: 9 Pertanyaan Sebelum Menandatangani Penawaran
• Digitalisasi Perpustakaan Sekolah: Panduan Praktis untuk Madrasah & Sekolah 2026

Sedang menyiapkan berkas akreditasi jurnal, serah simpan, atau digitalisasi terbitan kampus Anda? Kirim keterangan singkat: jumlah judul, perkiraan halaman, jenis pekerjaan yang dibutuhkan (pindai saja, pindai + OCR, atau ada bagian yang harus diketik ulang), dan tenggat yang diinginkan. Beberapa halaman contoh bisa dikerjakan lebih dahulu sebelum pekerjaan penuh disetujui, supaya keputusan anggarannya berpijak pada hasil yang sudah dilihat.