Banyak orang tua dan lulusan mengira ijazah yang hilang atau rusak berarti harus mengurus ulang dari nol — bahkan ada yang percaya harus mengulang sekolah. Tidak begitu. Sejak Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 berlaku, ada jalur resmi yang singkat: surat keterangan pengganti ijazah, dan pasal 21 ayat (4) menyebut dokumen ini bernilai sama dengan ijazah.
Masalahnya, informasi di lapangan bercampur. Sebagian sekolah masih memakai aturan lama, sebagian meminta berkas yang sebenarnya tidak lagi diwajibkan. Halaman ini memuat dasar hukumnya yang bisa Anda tunjukkan sendiri, daftar berkas per kasus (hilang, rusak, sekolah tutup), dan urutan kerja yang benar supaya berkas tidak bolak-balik.
Dasar hukumnya, supaya bisa Anda tunjukkan langsung
Rujukan utamanya Permendikbudristek No. 58 Tahun 2024 tentang Ijazah Jenjang Pendidikan Dasar dan Pendidikan Menengah. Tiga pasal yang paling sering dipakai di loket sekolah:
Pasal 21 ayat (1) — surat keterangan pengganti ijazah diterbitkan oleh satuan pendidikan (sekolah) karena ijazah rusak atau hilang.
Pasal 21 ayat (2) — isi yang wajib ada di surat keterangan itu:
- nama satuan pendidikan;
- nomor ijazah;
- nama lengkap pemilik ijazah;
- tempat dan tanggal lahir pemilik ijazah;
- nama ayah dan/atau ibu/wali;
- nomor induk siswa atau nomor induk siswa nasional (NISN);
- tahun ajaran penerbitan ijazah;
- tempat dan tanggal penerbitan surat keterangan pengganti ijazah;
- nama dan tanda tangan kepala satuan pendidikan.
Pasal 21 ayat (3) — kalau nomor ijazah dan NISN tidak diketahui, kedua butir itu tidak perlu dicantumkan. Ini bagian yang sering disalahpahami: sekolah sering menolak karena “nomor ijazahnya tidak ada”, padahal peraturannya justru mengizinkan dikosongkan. Bawa salinan pasal ini.
Pasal 21 ayat (4) — surat keterangan pengganti ijazah bernilai sama dengan ijazah. Jadi tidak ada pengurangan status di mata lembaga yang meminta salinannya.
Dua ketentuan penting lain yang jarang disebut di depan:
- Pasal 21 ayat (5): kalau penggantinya diterbitkan untuk ijazah yang rusak, sekolah wajib memusnahkan ijazah rusak tersebut. Artinya jangan kaget jika sekolah meminta lembar ijazah lama diserahkan — itu memang bagian dari prosedurnya, bukan tanda sekolah menyita berkas Anda.
- Pasal 21 ayat (6): kalau sekolahnya sudah tutup, penerbitan dilakukan oleh Dinas Pendidikan atau Kementerian sesuai kewenangannya. Jadi alasan “sekolah saya sudah tidak ada” bukan jalan buntu.
Cara mengurusnya, berurutan
Titik mulainya selalu sama: sekolah penerbit ijazah. Bukan Dinas Pendidikan lebih dulu. Urutan yang benar:
- Hubungi sekolah penerbit ijazah — bagian Tata Usaha, sebutkan nama, tahun lulus, dan jurusan. Kalau sekolah sudah tutup, langsung ke Dinas Pendidikan tingkat kabupaten/kota atau cabang dinas.
- Ambil daftar berkas resmi dari sekolah/Dinas. Setiap daerah boleh menambah persyaratan administrasi (surat polisi, keterangan desa, dan seterusnya). Daftar resmi di loket itulah yang mengikat, bukan artikel mana pun — termasuk halaman ini.
- Siapkan berkas (lihat tabel di bawah), lalu serahkan langsung, bukan lewat perantara.
- Ikuti alur tanda tangan. Di banyak Dinas, surat keterangan dari sekolah harus disahkan dulu oleh Kepala Cabang Dinas sebelum berlaku untuk keperluan di luar sekolah. Sekolah akan memberi tahu bagian ini.
- Simpan hasil pindainya. Pasal 23 mewajibkan sekolah menyimpan hasil pindai dokumen ini. Tanyakan apakah Anda bisa meminta salinan lunak resmi — berguna untuk mendaftar kerja atau sekolah lanjutan tanpa membawa lembar fisik.
Berkasnya, dipisah per kasus
Ini yang paling sering membuat berkas ditolak: orang menyiapkan dokumen untuk kasus yang berbeda dari yang dialaminya. Perhatikan bedanya.
| Keadaan ijazah | Berkas inti yang biasa diminta | Catatan penting |
|---|---|---|
| Hilang | Surat keterangan kehilangan dari kepolisian; fotokopi ijazah (kalau masih ada); fotokopi buku induk; fotokopi rapor; fotokopi identitas (KTP/KK); surat pernyataan tanggung jawab mutlak bermaterai Rp10.000 | Materai Rp10.000 bukan formalitas — surat ini termasuk berkas yang paling sering diminta ulang karena tidak bermaterai atau materainya sudah tidak sah |
| Rusak | Ijazah asli yang rusak (wajib dibawa, lihat Pasal 21 ayat 5); surat keterangan dari sekolah; fotokopi buku induk; fotokopi identitas; pas foto | Jangan memotret lalu meninggalkan lembar aslinya di rumah — ijazah rusak harus diserahkan untuk dimusnahkan |
| Sekolah sudah tutup | Surat keterangan dari sekolah (kalau masih ada pengurusnya); berkas identitas; buku induk atau data dukung | Penerbit berpindah ke Dinas/Kementerian, lihat Pasal 21 ayat (6) |
| Data salah ketik (nama, tanggal lahir) | Ini bukan kasus penggantian, melainkan surat keterangan kesalahan penulisan ijazah (Pasal 18–20) | Pilih jenis surat yang benar di loket — salah jenis surat = berkas dikembalikan |
Satu berkas yang sering terlupakan: NISN. Kalau pemohon masih menyimpan NISN-nya, cantumkan. Kalau tidak tahu, tidak masalah (Pasal 21 ayat 3) — tetapi kalau ada, ini mempercepat pencocokan data di buku induk.
Berapa lama dan berapa biayanya
Dari standar pelayanan yang dipublikasikan sejumlah Dinas Pendidikan, pola yang berulang:
- Waktu penyelesaian: 1–2 hari kerja setelah berkas dinyatakan lengkap. Kalau berkas kurang, hitungannya berhenti dan baru jalan lagi setelah dilengkapi.
- Biaya: gratis / tidak dipungut biaya pada layanan penggantian dan legalisasi di kantor Dinas. Yang benar-benar berbiaya hanyalah materai Rp10.000 untuk surat pernyataan tanggung jawab mutlak, dan fotokopi berkas.
Kalau di loket diminta biaya di luar materai dan fotokopi, minta dasar hukumnya tertulis. Standar pelayanan di banyak kabupaten/kota sudah menyatakan layanan ini gratis.
Tiga kesalahan yang paling sering terjadi
Pertama, datang ke Dinas dulu sebelum ke sekolah. Dinas akan mengarahkan Anda kembali ke sekolah penerbit, karena yang berwenang menerbitkan surat keterangan dasarnya adalah satuan pendidikan (Pasal 21 ayat 1). Satu perjalanan terbuang.
Kedua, tidak membawa lembar ijazah yang rusak. Untuk kasus rusak, sekolah perlu lembar aslinya untuk dimusnahkan. Tanpa itu, prosesnya tidak bisa ditutup secara administrasi.
Ketiga, menganggap “nomor ijazah tidak diketahui” sebagai penghalang. Ini yang paling sering. Banyak lulusan lama tidak menyimpan nomor ijazahnya. Peraturan sudah mengantisipasi: nomor ijazah dan NISN tidak perlu dicantumkan bila tidak diketahui. Bawa salinan Pasal 21 ayat (3) — cukup dari ponsel — kalau petugas loket masih ragu.
Setelah surat penggantinya jadi
Surat keterangan pengganti ijazah bernilai sama dengan ijazah, tetapi bentuknya sering satu lembar, bukan buku berhalaman seperti ijazah asli. Karena itu:
- Pindai dan simpan di dua tempat. Satu di ponsel, satu di penyimpanan awan. Berkas satu lembar paling mudah hilang lagi.
- Jangan hanya disimpan di kertas. Kalau sekolah mengizinkan, minta salinan lunak resmi hasil pindai yang disimpan sekolah sesuai Pasal 23.
- Untuk legalisasi lanjutan, biasanya surat keterangan ini masih perlu disahkan oleh Dinas atau cabang dinas sesuai kewenangan. Sekolah akan menunjukkan bagian mana yang harus disahkan.
Kalau yang Anda urus bukan satu ijazah, tapi satu lemari arsip
Kasus penggantian ijazah jarang berdiri sendiri. Sekolah yang kehilangan satu ijazah biasanya juga punya tumpukan buku induk lama, rapor, dan arsip akreditasi yang belum dipindai, sementara berkasnya terus diminta ulang setiap ada permintaan dari luar.
Untuk urusan seperti itu, yang menentukan hasilnya bukan niat, tetapi urutan kerja: berkas mana yang dipindai lebih dulu, bagaimana penamaannya, dan bagaimana bukti pindai disimpan supaya bisa ditemukan lima tahun kemudian. Kalau sekolah Anda sedang menyiapkan proyek seperti ini, kami mengerjakan pengolahan arsip dan naskah yang berkasnya Anda kirimkan — dari pemindaian, penamaan berkas, sampai pencocokan data dengan buku induk. Sisi teknisnya bisa dilihat di halaman jasa olah naskah, dan untuk berkas administrasi sehari-hari ada template siap pakai yang bisa diunduh gratis.
Rujukan: Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 tentang Ijazah Jenjang Pendidikan Dasar dan Pendidikan Menengah — Pasal 18–21 (surat keterangan kesalahan penulisan dan surat keterangan pengganti ijazah) dan Pasal 23 (penatausahaan). Standar pelayanan penggantian ijazah pada Dinas Pendidikan daerah dapat berbeda dalam berkas administrasi tambahan; daftar resmi di loket setempat selalu yang mengikat.