Legalisir Ijazah 2026: Syarat, Biaya, Masa Berlaku, dan Cara Mengurus Kalau Sudah Tidak Tinggal di Kota Sekolah

Ada satu baris dalam peraturan yang membuat hampir semua orang salah paham soal legalisir ijazah. Pasal 17 ayat (1) Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 berbunyi: “Ijazah dan Transkrip Nilai dapat difotokopi tanpa diperlukan pengesahan.”

Dibaca sekilas, kalimat itu terdengar seperti legalisir tidak dibutuhkan lagi. Kenyataannya tidak begitu — ayat berikutnya menjelaskan kapan pengesahan boleh dilakukan, oleh siapa, dan mengapa dalam praktiknya masih diminta. Artikel ini merangkum aturannya, syarat berkasnya, tarifnya, sampai cara mengurus kalau sekolahmu sudah jauh dari tempat tinggalmu sekarang.

Isi Pasal 17 Lengkapnya

Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 58 Tahun 2024 tentang Ijazah Jenjang Pendidikan Dasar dan Pendidikan Menengah ditetapkan 7 Oktober 2024 dan mulai berlaku 9 Oktober 2024. Peraturan ini mencabut Permendikbud Nomor 29 Tahun 2014 (yang mengatur pengesahan fotokopi ijazah selama ini) dan Permendikbud Nomor 14 Tahun 2017.

Pasal 17 peraturan tersebut berbunyi:

• Ayat (1): Ijazah dan Transkrip Nilai dapat difotokopi tanpa diperlukan pengesahan.
• Ayat (2): Dalam hal terdapat kebutuhan pemenuhan syarat melanjutkan pendidikan atau bekerja, pengesahan fotokopi atas Ijazah dan/atau Transkrip Nilai dapat dilakukan oleh Satuan Pendidikan.
• Ayat (3): Dalam hal dilakukan penutupan Satuan Pendidikan, pengesahan fotokopi dapat dilakukan oleh Dinas atau direktorat jenderal yang menangani urusan Pendidikan Dasar, Pendidikan Menengah, dan pendidikan kejuruan sesuai dengan kewenangan.

Kata kuncinya ada di ayat (2): pemberi pengesahan yang disebut pertama adalah sekolah penerbit ijazah, bukan Dinas Pendidikan. Pasal 24 kemudian menegaskan hal itu untuk ijazah lama:

• Pasal 24 ayat (1): Fotokopi atas Ijazah yang terbit sebelum tahun ajaran 2024/2025 disahkan oleh Satuan Pendidikan yang menerbitkan.
• Pasal 24 ayat (2): Kalau sekolahnya sudah ditutup, barulah Dinas/Direktorat Jenderal mengambil alih peran itu.

Jadi urutan yang benar adalah sekolah dulu, Dinas kemudian, dan Dinas hanya wajib ketika sekolahnya sudah tidak ada.

Kenapa Banyak Orang Tetap Disuruh ke Dinas

Kalau sekolah sudah tidak beroperasi, sekolahnya jauh, atau dokumennya akan dipakai untuk keperluan yang menuntut pengesahan tingkat lebih tinggi (lamaran kerja instansi, pendaftaran pendidikan lanjut, keperluan ke luar negeri), Dinas Pendidikan provinsi/kabupaten kota menerima permohonan legalisir secara langsung.

Contoh nyata dari standar pelayanan yang dipublikasikan Dinas Pendidikan:

Tiga hal yang bisa dipelajari dari tabel itu:

1. Ada batas jumlah lembar. 6 lembar (Sleman) dan 11 lembar (Bojonegoro) — kalau datang membawa 30 lembar sekaligus, sebagian akan diminta diambil lain waktu. Fotokopi lebih dulu dalam jumlah banyak justru memperlambat.
2. Ijazah asli wajib dibawa. Semua standar pelayanan menyebutkannya. Petugas mencocokkan fotokopi dengan aslinya, lalu aslinya dikembalikan.
3. Aturan lintas wilayah nyata. Jawa Tengah menyatakan legalisir lulusan luar provinsi dilakukan oleh provinsi asal. Artinya kalau kamu lulus SMA di Jawa Timur dan sekarang tinggal di Semarang, mengurusnya tidak selalu bisa di Semarang.

Tarif: Apa Itu Boleh Dipungut?

Ini pertanyaan yang paling sering muncul, dan jawabannya bertingkat:

• Pengesahan oleh sekolah: tidak boleh dipungut biaya. Pedoman Pengelolaan Ijazah dari Kementerian menegaskan sekolah dilarang memungut biaya apa pun kepada peserta didik untuk penerbitan ijazah; pembiayaannya bersumber dari dana BOSP. Permintaan sumbangan dengan alasan “biaya cetak” atau “biaya legalisir” tidak punya dasar dalam peraturan ini.
• Legalisir di Dinas Pendidikan: umumnya gratis. Standar pelayanan layanan yang dipublikasikan hampir selalu mencantumkan biaya “Gratis/tidak dipungut biaya”. Ini bukan kebijakan seragam nasional — tiap Dinas menetapkan standarnya sendiri, jadi angka resminya harus dibaca di standar pelayanan Dinas setempat.
• Notaris: berbeda urusan. Ketika orang menyebut “legalisir di notaris”, yang dimaksud biasanya legalisasi (pengesahan tanda tangan) atau waarmerking — pendaftaran dokumen di notaris. Ini bukan pengganti pengesahan sekolah/Dinas. Jasa notaris memang berbayar sesuai tarif jasa, tetapi hasilnya tidak menggantikan legalisir dinas untuk keperluan sekolah/pendaftaran kerja.

Notaris atau Dinas? Ini bedanya

Untuk keperluan dalam negeri — lamaran kerja, pendaftaran kuliah, syarat beasiswa — yang diminta hampir selalu pengesahan sekolah atau Dinas.

Masa Berlaku Legalisir: Cek Dulu ke Penerima Berkas

Soal masa berlaku, aturan nasionalnya tidak menyebut batas waktu. Yang menetapkan batas justru pihak yang menerima berkasmu. Beberapa instansi menetapkan legalisir harus terbit maksimal 3 bulan sebelum tanggal pengajuan, sebagian lagi menerima legalisir tanpa batas umur selama ijazahnya masih berlaku.

Akibat praktisnya: legalisir yang dibuat setahun lalu bisa ditolak bukan karena rusak, tapi karena penerima berkas meminta yang “masih segar”. Cara paling aman:

1. Tanya penerima berkas dulu berapa batas umurnya sebelum mengurus legalisir.
2. Kalau tidak ada batas yang disebutkan, urus setelah syarat-syarat lain lengkap — jangan mengurus legalisir lebih dari 3 bulan sebelum dipakai, dan jangan mengurus di bulan yang sama dengan pendaftaran supaya tidak kejar-kejaran waktu.
3. Untuk keperluan yang berulang (lamaran ke beberapa instansi), urus beberapa lembar sekaligus sesuai batas harian Dinas setempat.

Cara Mengurus Kalau Sudah Tidak Tinggal di Kota Sekolah

Ini kejadian paling umum: lulus bertahun-tahun lalu, sekarang bekerja di provinsi lain. Urutan yang bekerja:

Kalau sekolahnya masih beroperasi: hubungi sekolah penerbit ijazah lebih dulu (telepon/email/WhatsApp resmi). Sekolah adalah pengesah pertama menurut Pasal 17 ayat (2). Banyak sekolah menerima pengiriman berkas lewat pos atau titipan orang, selama ijazah aslinya ikut (atau difoto jelas untuk verifikasi awal) dan biaya kirim-balik disepakati di depan.

Kalau sekolahnya sudah tutup: permohonan diarahkan ke Dinas atau Direktorat Jenderal sesuai kewenangan (Pasal 17 ayat (3) dan Pasal 24 ayat (2)). Siapkan bukti penutupan bila ada, fotokopi buku induk, fotokopi rapor, dan KTP. Dinas yang menangani kasus sekolah tutup biasanya meminta surat pernyataan tanggung jawab mutlak bermeterai Rp10.000.

Kalau lulus dari provinsi lain: hubungi Dinas provinsi asal, bukan Dinas tempat tinggal sekarang. Provinsi Jawa Tengah, misalnya, menyatakan tegas bahwa legalisir lulusan luar provinsi dilakukan oleh satuan pendidikan/provinsi asal.

Kalau memakai jasa perantara: ini sah, tetapi perhatikan bahwa yang berpindah tangan adalah ijazah asli. Jangan pernah menyerahkan ijazah asli tanpa tanda terima tertulis dan tanpa foto salinan bertanda tangan penerima.

Kesalahan Penulisan Ijazah dan Ijazah Hilang: Dua Dokumen Berbeda

Bagian ini sering dicampur, padahal dokumennya beda dan akibatnya beda:

Satu catatan yang menolong: bila nomor ijazah atau NISN tidak diketahui, dokumen-dokumen itu tidak perlu mencantumkannya. Jangan menahan pengurusan hanya karena lupa nomor ijazahnya.

Legalisir untuk Keperluan ke Luar Negeri

Untuk beasiswa atau kerja di luar negeri, legalisir sekolah/Dinas biasanya hanya langkah pertama. Rantainya umumnya: pengesahan sekolah/Dinas → legalisasi Kementerian Hukum (untuk dokumen publik) → dan pada banyak negara dilanjutkan apostille/legalisasi Kementerian Luar Negeri. Periksa langsung ke kedutaan atau lembaga pemberi beasiswa, karena daftar syaratnya berbeda per negara dan per tahun.

Bagian yang Sering Terlambat Disadari: Berkas Lama

Sekolah dan madrasah yang menyimpan ijazah, rapor, dan buku induk lama menghadapi masalah yang sama setiap kali ada permintaan legalisir: mencari data siswa lulusan lama. Kalau arsipnya masih berupa kertas yang menumpuk di lemari, satu permintaan legalisir bisa berarti satu jam mencari.

Tiga langkah yang paling sering menyelamatkan waktu:

1. Pindai ijazah dan rapor per angkatan lalu simpan dengan nama berkas yang seragam (tahun, kelas, nomor urut). Sekali dikerjakan, dipakai bertahun-tahun.
2. Buat daftar digital nomor ijazah nasional (NIN) dan NISN per angkatan. Ketika ada permintaan pengganti atau legalisir, petugas tidak perlu mencari fisiknya dulu.
3. Simpan buku induk dalam bentuk spreadsheet yang bisa dicari (Ctrl+F) — bukan hanya lembaran yang dipindai menjadi gambar, karena gambar tidak bisa dicari.

Untuk sekolah yang arsipnya sudah bercampur dan jumlahnya besar, urutan kerja pindai arsip lama beserta kisaran biayanya dijelaskan di Menyelamatkan Arsip Ijazah, Rapor, dan Buku Induk Lama 2026. Kalau yang dicari justru cara membaca dan memverifikasi nomor ijazahnya, bahasannya di Nomor Ijazah Nasional (NIN) 2026.

Baca juga

• Nomor Ijazah Nasional (NIN) 2026: Letaknya di Mana, Cara Membacanya, dan Cara Cek Keasliannya — nomor 15 angka yang wajib ada di ijazah sejak TA 2024/2025, termasuk cara membacanya saat petugas legalisir mencocokkan data.
• Menyelamatkan Arsip Ijazah, Rapor, dan Buku Induk Lama 2026 — urutan kerja pindai arsip lama dan kisaran biayanya, untuk sekolah yang setiap minggu melayani permintaan legalisir.
• Jasa Scan Arsip Akreditasi Madrasah 2026: Timeline dan Biaya — kalau berkasnya dipakai untuk visitasi akreditasi, bukan untuk legalisir per siswa.

→ Unduh gratis: Template Administrasi Madrasah 2026 (versi ringkas, 3 sheet) — salah satu sheet-nya untuk rekap data siswa; berguna saat petugas legalisir perlu mencari NISN/nama secara cepat.

Untuk versi lengkap (8 sheet otomatis, termasuk rekap nilai dan daftar hadir) tersedia di halaman Template Administrasi Madrasah 2026.

Kalau yang perlu dibereskan justru tumpukan arsip ijazah, rapor, dan buku induk lama milik lembaga — termasuk yang kertasnya sudah menguning atau rusak — pekerjaan pindai dan penataan digitalnya bisa dikerjakan, baik dokumen berbahasa Indonesia maupun berkas Arab berharakat. Rinciannya di halaman jasa olah naskah.

Baca juga

Sebelum mengurus legalisir, pastikan nomor induk siswa sudah benar. Caranya di Cek NISN Online 2026: Cara Mencari NISN Siswa & Solusi Kalau Tidak Ketemu.

Ringkasan Langkah

Kalau kamu hanya butuh satu urutan yang bisa langsung dijalankan:

1. Tanya penerima berkas apa yang diminta: legalisir sekolah, legalisir Dinas, atau legalisasi notaris — dan berapa batas umurnya.
2. Fotokopi sesuai batas harian Dinas setempat (6–11 lembar menurut contoh di atas), jangan berlebih.
3. Hubungi sekolah penerbit dulu; hanya jika sekolah tutup naik ke Dinas/Direktorat Jenderal.
4. Bawa ijazah asli — selalu.
5. Untuk sekolah/madrasah yang melayani legalisir setiap hari, rapikan arsip digitalnya sekali, supaya pelayanan berikutnya selesai dalam menit, bukan jam.

Butuh bantuan merapikan arsip ijazah, rapor, dan buku induk sekolah Anda menjadi berkas digital yang bisa dicari? Saya mengerjakan pindai dan penataan arsip naskah/dokumen.