Tata Cara Belanja Barang/Jasa Sekolah 2026: Permendikdasmen No. 15 Tahun 2026 Gantikan Aturan Lama

Sampai pertengahan 2026, banyak bendahara masih membuka Permendikbudristek Nomor 18 Tahun 2022 setiap kali menyusun dokumen belanja. Kebiasaan itu sudah perlu diubah. Sejak 28 Juli 2026, pedoman pengadaan barang dan jasa di satuan pendidikan berpindah ke Peraturan Menteri Pendidikan Dasar dan Menengah (Permendikdasmen) Nomor 15 Tahun 2026 tentang Tata Cara Belanja Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan, yang diundangkan melalui Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2026 Nomor 520 dan ditandatangani Menteri Pendidikan Dasar dan Menengah Abdul Mu’ti pada 17 Juli 2026.

Dasar pergantiannya disebutkan langsung di bagian menimbang: Permendikbudristek 18/2022 dinilai sudah tidak sesuai dengan kebutuhan hukum pelaksanaan belanja barang/jasa pada satuan pendidikan. Jadi ini bukan sekadar penyesuaian nama kementerian, tetapi penggantian kerangka aturan.

Artikel ini merangkum apa yang benar-benar berubah, dasar pasalnya, dan apa yang perlu disiapkan bendahara serta kepala sekolah agar dokumen belanja tidak jadi temuan pemeriksaan.

Siapa yang Terikat Aturan Baru Ini

Ruang lingkupnya jauh lebih luas daripada yang biasa dibayangkan orang. Berdasarkan Pasal 4 dan Pasal 5, aturan ini berlaku untuk seluruh satuan pendidikan pada jalur formal, nonformal, dan informal, meliputi:

Cakupan belanja yang diatur adalah seluruh penggunaan dana untuk penyediaan barang dan jasa yang dikelola satuan pendidikan. Yang di luar cakupan: belanja honor dan gaji. Pemisahan ini penting, karena dokumen belanja barang dan dokumen kepegawaian punya alur pertanggungjawaban yang berbeda.

Perubahan 1: Kepala Sekolah Pelaksana Utama, Boleh Bentuk Pokja

Pasal 6 mengatur bahwa pelaksana belanja satuan pendidikan terdiri atas beberapa unsur, dan Pasal 7 menegaskan bahwa pelaksana adalah kepala satuan pendidikan, yang berwenang dan bertanggung jawab melaksanakan belanja tersebut.

Artinya tanggung jawab tidak bisa dilempar ke bendahara. Bendahara menyiapkan administrasi, tetapi keputusan dan tanggung jawab akhir ada di kepala sekolah.

Pasal 8 memberi keleluasaan: kepala satuan pendidikan boleh membentuk tim atau kelompok kerja (Pokja) pembelanjaan. Untuk sekolah yang nilai belanjanya besar dan jenis barangnya beragam, Pokja membuat pekerjaan lebih terkendali—asalkan pembentukannya punya dasar tertulis, misalnya surat keputusan, supaya bisa ditunjukkan saat diperiksa.

Perubahan 2: Belanja Paling Banyak Rp1 Juta Dibebaskan dari Dokumen Perencanaan

Ini perubahan yang paling sering disalahpahami. Aturan baru memberikan pengecualian bagi belanja dengan nilai paling banyak Rp1.000.000, yang dapat dikecualikan dari ketentuan penyusunan dokumen perencanaan.

Batas itu sering dinarasikan sebagai “bebas aturan sama sekali”. Tidak begitu. Yang dikecualikan adalah kewajiban menyusun dokumen perencanaan, bukan kewajiban menyimpan bukti. Nota, kuitansi, dan catatan penerimaan barang tetap wajib ada.

Bacaan yang lebih aman untuk bendahara: anggap Rp1 juta sebagai ambang kesederhanaan prosedur, bukan sebagai izin belanja tanpa jejak. Bukti yang tidak ada tetap jadi temuan, sekecil apa pun nilainya.

Perubahan 3: Wajib Membandingkan Minimal Dua Penyedia

Aturan baru menegaskan kewajiban membandingkan minimal dua penyedia dari sisi harga dan kualitas, bukan hanya mengambil penawaran pertama yang datang.

Ini mengubah cara kerja kantin pengadaan sekolah. Selama ini banyak sekolah membeli dari satu toko langganan karena praktis dan sudah saling percaya. Secara aturan, praktik itu lemah karena tidak ada pembanding.

Yang murah dan bisa dikerjakan hari ini: buat satu formulir sederhana berisi kolom nama penyedia, spesifikasi barang, harga satuan, dan total. Isi minimal dua baris, lampirkan penawaran atau tangkapan layar harga, lalu simpan bersama dokumen belanja. Satu lembar kertas ini yang paling sering diminta pemeriksa, dan paling sering tidak ada.

Perlu dicatat: untuk belanja di katalog elektronik atau SIPLah, pembanding harga sudah tersedia di sistem, sehingga tugas sekolah adalah menyimpan bukti tangkapan layarnya, bukan menyusun perbandingan manual dari nol.

Perubahan 4: Koperasi Sekolah dan UMKM Boleh Menerima Pembayaran Tunai dan Uang Muka

Aturan baru memberi kelonggaran bagi UMKM dan koperasi agar bisa menerima pembayaran tunai serta uang muka (DP). Sebelumnya, pengadaan daring menuntut pembayaran nontunai penuh di muka, dan itu menyulitkan pemasok kecil.

Bagi koperasi sekolah, ini peluang yang perlu dibaca dengan hati-hati. Koperasi kini punya jalur sah untuk menjadi penyedia kebutuhan sekolah, tetapi tetap terikat tiga hal: pencatatan yang rapi, kewajiban NPWP, dan pembandingan penyedia. Posisi sebagai badan milik sekolah tidak menghapus kewajiban itu.

Perubahan 5: Penyedia Wajib Punya NPWP dan Identitas Jelas

Aturan baru mempertegas syarat penyedia: harus punya NPWP, identitas yang jelas, dan kemampuan nyata menyediakan barang atau jasa.

Ini berdampak langsung pada praktik lapangan. Penyedia perorangan yang selama ini diandalkan sekolah—penjual sayur untuk dapur, tukang servis, fotokopi keliling—wajib diminta identitasnya dan dicatat. Jika mereka belum punya NPWP, sekolah perlu mencari alternatif, bukan tetap membeli seolah syarat itu tidak ada.

Catatan pajak yang terkait: untuk transaksi melalui SIPLah, mekanisme PMK Nomor 58/PMK.03/2022 membuat pengelola pasar daring memungut, menyetor, dan melaporkan PPN 11% serta PPh Pasal 22 sebesar 0,5% dari nilai transaksi. Sebagian barang dikecualikan dari PPN, antara lain kitab suci dan buku pelajaran. Sisi pajak ini diurus sistem, tetapi jumlahnya memengaruhi anggaran bersih sekolah dalam ARKAS—dan pemasok yang menyiapkan harga di katalog perlu tahu bahwa PPh 22 mengurangi penerimaan mereka.

Perubahan 6: Komite Sekolah Resmi Jadi Pengawas Internal

Aturan baru menempatkan komite sekolah sebagai pengawas internal. Ini mengubah komite dari lembaga yang biasanya hanya mengumpulkan sumbangan menjadi pihak yang punya peran pengawasan belanja.

Konsekuensi praktisnya: dokumen belanja sekolah perlu disiapkan dengan asumsi ada pihak lain yang berhak menanyakan dasar pembeliannya. Untuk sekolah yang belum terbiasa, langkah paling sederhana adalah memasukkan komite dalam daftar penerima laporan ringkas belanja tiap triwulan, sekaligus berita acaranya.

Perubahan 7: Pelaporan Belanja Wajib Terintegrasi ARKAS

Seluruh bukti belanja wajib terintegrasi dengan aplikasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Satuan Pendidikan (ARKAS). Ini yang paling menentukan kelancaran pencairan akhir tahun.

Praktik yang sering ditemui: sekolah sudah membelanjakan dana sesuai kebutuhan, tetapi bukti yang diunggah ke ARKAS tidak lengkap, sehingga penyerapan tertahan. Karena itu urutan kerja yang lebih aman adalah menyiapkan bukti sejak pembelian terjadi—bukan mengumpulkannya menjelang batas lapor.

Status SIPLah: Menunggu Penyesuaian, Belanja Tetap Jalan

Satu hal penting yang perlu diketahui bendahara: halaman informasi resmi Rumah Pendidikan Kemendikdasmen mencatat bahwa penyesuaian aplikasi SIPLah terhadap dasar hukum baru ini masih dalam proses pengembangan, dan menyatakan satuan pendidikan tetap dapat berbelanja seperti biasa sambil menunggu informasi pembaruan.

Jadi jangan menahan belanja karena menunggu sistem berubah. Yang perlu diubah lebih dulu adalah dokumen pendukung di sisi sekolah: perbandingan penyedia, data NPWP pemasok, dan rekam bukti yang siap diunggah ke ARKAS.

Satu catatan operasional: hingga pertengahan 2026, satuan pendidikan hanya dapat bertransaksi pada mitra SIPLah yang telah menyelesaikan proses integrasi. Karena itu pastikan mitra yang dipakai sekolah masih berstatus aktif—beberapa mitra pernah dibekukan sementara oleh Kemendikdasmen, misalnya pengumuman pembekuan mitra SIPLah Blibli per 8 Juli 2026 yang menghentikan transaksi baru, penambahan produk, dan pendaftaran penyedia di platform tersebut.

Urutan Kerja Belanja Sekolah di Bawah Aturan 2026

Ringkasan langkah yang bisa dijadikan daftar periksa:

1. Susun rencana kebutuhan di awal tahun, ikutkan guru dan kepala perpustakaan agar barang yang dibeli benar-benar terpakai.
2. Tetapkan pelaksana—kepala sekolah—dan bentuk Pokja bila nilainya besar, lengkap dengan dasar tertulis.
3. Cari minimal dua penyedia dan buat lembar perbandingan harga serta spesifikasi.
4. Periksa kelengkapan penyedia: identitas dan NPWP.
5. Lakukan pembelian, simpan nota, kuitansi, foto barang, dan berita acara penerimaan.
6. Unggah bukti ke ARKAS begitu transaksi selesai, jangan ditumpuk di akhir periode.
7. Laporkan ringkas ke komite sekolah sebagai pengawas internal, dengan berita acara.

Yang Paling Sering Jadi Temuan

Dari pola umum pemeriksaan, tiga hal ini yang paling sering muncul, dan semuanya bisa dicegah dengan dokumen sederhana:

• Belanja kecil tanpa bukti. Dipicu salah memahami pengecualian Rp1 juta sebagai kebebasan tanpa dokumen.
• Hanya satu penyedia. Tidak ada pembanding, sehingga harga sulit dipertanggungjawabkan.
• Bukti tidak sejalan dengan rencana. Barang yang dibeli berbeda dari yang ada di ARKAS, walaupun kebutuhannya nyata.

Menjaga tiga hal ini lebih murah daripada mengurus koreksi anggaran di akhir tahun.

Untuk Pengelola Arsip Sekolah

Seluruh dokumen belanja ini—perbandingan harga, NPWP penyedia, kuitansi, berita acara, tangkapan layar transaksi SIPLah—memiliki masa simpan yang panjang dan sering diminta ulang saat pemeriksaan atau akreditasi. Sekolah yang menyimpan semuanya di lembar kertas akan kesulitan menemukannya kembali beberapa tahun kemudian.

Karena itu, menyimpan salinan digital yang tertata per tahun anggaran menjadi pekerjaan yang layak dikerjakan lebih awal, bukan dikerjakan setelah berkasnya menumpuk. Untuk sekolah yang ingin memulai, pola penyimpanan sederhana bisa dimulai dari berkas administrasi lain yang sudah digunakan sehari-hari, misalnya template administrasi madrasah gratis yang bisa dipakai sebagai titik awal, lalu dikembangkan sendiri sesuai kebutuhan sekolah.